《公司條例》（第 622 章）規定公司必須在指定期限內舉行一次周年成員大會(huì )。而周年成員大會(huì )以外的成員大會(huì )亦可視乎需要不時(shí)舉行。成員大會(huì )的舉行方式受《公司條例》和相關(guān)的《公司（章程細則模板）公告》（第 622H 章）（下稱(chēng)「《章程細則范本公告》」）的條文，以及公司本身的組織章程細則（下稱(chēng)「章程細則」）條文規限。

 

因應電子通訊科技的發(fā)展，當局在《2023 年公司（修訂）條例》（下稱(chēng)「《修訂條例》」）下對《公司條例》及《章程細則范本公告》作出修訂，藉此給予公司更大彈性舉行成員大會(huì )。公司可以：(i) 在實(shí)體場(chǎng)地舉行大會(huì )；(ii) 舉行全虛擬成員大會(huì )而無(wú)須成員到任何實(shí)體場(chǎng)地出席大會(huì )；或 (iii) 以虛擬和實(shí)體方式舉行成員大會(huì )（即混合式成員大會(huì )）?！缎抻啑l例》于 2023 年 4 月 28 日生效。

 

詳情

 

8.如成員大會(huì )是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場(chǎng)地舉行，對于用以舉行該大會(huì )的科技方面，有何規定？

 

根據《公司條例》（第622章）第584(1)條，當公司的成員大會(huì )是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場(chǎng)地舉行時(shí)（不論該大會(huì )是否亦使用該大會(huì )的通知所指明的虛擬會(huì )議科技舉行），該公司須使用任何科技，以容許該公司身處不同實(shí)體場(chǎng)地的成員，可在該大會(huì )上聆聽(tīng)、發(fā)言及表決。

 

9.如公司擬舉行全虛擬成員大會(huì )或混合式成員大會(huì )，成員大會(huì )的通知應就舉行成員大會(huì )的方式指明哪些資料？

 

根據《公司條例》（第622章）第576(1)條，該公司須確保成員大會(huì )的通知指明（但不限于）舉行該大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該大會(huì )的虛擬會(huì )議科技，或上述兩者。

 

10.如公司擬舉行全虛擬或混合式成員大會(huì )并在網(wǎng)站上提供成員大會(huì )的通知，那么，公司知會(huì )其成員指有關(guān)通知在有關(guān)網(wǎng)站上提供的該項知會(huì )，應就舉行成員大會(huì )的方式指明哪些資料？

 

根據《公司條例》（第622章）第573(2)條，凡有關(guān)公司知會(huì )其成員，指有關(guān)大會(huì )通知在有關(guān)網(wǎng)站上提供，該項知會(huì )須指明（但不限于）：

 

如該通知僅指明舉行該成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地— 該實(shí)體場(chǎng)地；

 

如該通知僅指明用以舉行該成員大會(huì )的虛擬會(huì )議科技— 該虛擬會(huì )議科技；及
 

如該通知同時(shí)指明該成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地及用以舉行該成員大會(huì )的虛擬會(huì )議科技— 該實(shí)體場(chǎng)地及該虛擬會(huì )議科技兩者。

 

11.如某公司的章程細則提述成員大會(huì )的一個(gè)或多個(gè)舉行地點(diǎn)，該公司是否必須修改其章程細則，才可按照《修訂條例》靈活行事，以舉行全虛擬或混合式成員大會(huì )？

 

否。即使某公司現時(shí)的章程細則提述成員大會(huì )的一個(gè)或多個(gè)舉行地點(diǎn)，除非公司的章程細則明文阻止使用虛擬會(huì )議科技舉行成員大會(huì )，或規定成員大會(huì )僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行，否則該公司可以使用虛擬會(huì )議科技舉行成員大會(huì )而無(wú)須修改其章程細則（請參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)條）。

 

12.如某公司的章程細則的某條文所具有的效力，是規定成員大會(huì )的通知須指明舉行該成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地的，該條文會(huì )否被視為規定成員大會(huì )僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行？

 

不會(huì )。凡該公司的章程細則的某條文所具有的效力，是規定成員大會(huì )的通知須指明舉行該成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地的，則該條文本身并不規定成員大會(huì )僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行（請參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)(b)條）。

 

13.如某公司的成員使用成員大會(huì )的通知所指明的虛擬會(huì )議科技出席該成員大會(huì )，該成員會(huì )否被視為在席？

 

會(huì )?！豆緱l例》（第622章）第585(4A)條訂明凡任何人使用成員大會(huì )的通知所指明的虛擬會(huì )議科技出席該成員大會(huì )，則該人在如此出席該成員大會(huì )時(shí)，須視為在席。

 

14.《公司（章程細則范本）公告》（第622H章）附表1至3所訂明的章程細則范本的主要修訂是什么？

 

《公司（章程細則范本）公告》（第622H章）附表1、2及3中分別載有的章程細則范本的主要修訂包括—

 

加入新訂「虛擬會(huì )議科技」的定義，其涵義如下：凡某項科技容許任何人在沒(méi)有在場(chǎng)出席會(huì )議的情況下，仍可在該會(huì )議上聆聽(tīng)、發(fā)言及表決，該項科技即屬虛擬會(huì )議科技。

 

成員大會(huì )的通知須指明（但不限于）舉行該大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該大會(huì )的虛擬會(huì )議科技，或上述兩者。

 

如在以下情況下，某人即屬使用虛擬會(huì )議科技出席成員大會(huì )—

 

該人使用該大會(huì )的通知所指明的虛擬會(huì )議科技；及

 

該人能夠在該大會(huì )上行使發(fā)言權及表決權。

 

使用成員大會(huì )的通知所指明的虛擬會(huì )議科技出席該大會(huì )的人，須視為在席。

如成員大會(huì )因法定人數不足而延期，而該大會(huì )不是應成員的請求召開(kāi)的，董事須決定（但不限于）舉行經(jīng)延期的成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該經(jīng)延期的大會(huì )的虛擬會(huì )議科技，或上述兩者。

 

當主席將成員大會(huì )延期時(shí)，須指明（但不限于）舉行經(jīng)延期的成員大會(huì )的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該經(jīng)延期的大會(huì )的虛擬會(huì )議科技，或上述兩者。

 

如沒(méi)有經(jīng)延期的成員大會(huì )的通知發(fā)出，凡使用董事所決定的虛擬會(huì )議科技或主席所指明的虛擬會(huì )議科技出席該經(jīng)延期的大會(huì )的人，須視為在席。

 

15.在召開(kāi)全虛擬或混合式成員大會(huì )時(shí)，有甚么事項需要特別注意？

 

為了提醒公司在召開(kāi)全虛擬或混合式成員大會(huì )時(shí)須注意的事項，公司注冊處已發(fā)出《公司舉行虛擬或混合式成員大會(huì )的良好作業(yè)模式指引》（下稱(chēng)「《指引》」），《指引》旨在就本地注冊成立的公司舉行全虛擬或混合式成員大會(huì )，提供一般資訊及良好作業(yè)模式。詳情請參閱《指引》。

 

16.在《修訂條例》實(shí)施后，本地注冊成立的公司是否可以繼續舉行實(shí)體成員大會(huì )？

 

《修訂條例》旨在給予公司足夠彈性，因應本身的情況和需要，暢順而有效地處理公司事務(wù)?！缎抻啑l例》并沒(méi)有廢除在實(shí)體場(chǎng)地舉行成員大會(huì )的方式（即實(shí)體成員大會(huì )）。公司應選擇最適當的成員大會(huì )舉行方式，除須根據法例及公司本身的章程細則的規定召開(kāi)有效的會(huì )議之外，亦須考慮實(shí)體會(huì )議是否仍是最適當的方式，抑或是舉行全虛擬或混合式成員大會(huì )，更能促進(jìn)與成員的溝通和盡量提高成員的參與程度。

 

17.公司應如何決定舉行成員大會(huì )的方式？

 

不論是以實(shí)體、虛擬或混合方式舉行成員大會(huì )，均沒(méi)有一個(gè)可完全符合所有公司需要的方式。歸根究底，公司在決定舉行成員大會(huì )的方式時(shí)，應旨在促進(jìn)與成員的溝通、鼓勵他們參與成員大會(huì )，并且在已考慮成員的最大利益的情況下，選擇以最合適的方式舉行成員大會(huì )。公司不應利用舉行成員大會(huì )的方式作為手段，來(lái)管理出席情況或限制成員參與成員大會(huì )和提問(wèn)。

 

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